协会专区
规章制度

会议制度

   为提高各类会议效果,加强会议纪律,根据协会章程特制定会议制度如下:

   一、协会主要会议规定

   1、理事会:由会长召集,秘书处负责组织协会所有理事参加,原则上每年召开一次,可以结合年会合并召开。主要内容为:听取协会年度工作计划完成情况及年度财务收支情况汇报;讨论、研究次年工作计划;审议协会负责人、理事、常务理事、会员增补变更;研究讨论行业其它重大情况。理事会会议可以根据需要会长临时召集。特殊情况,也可采用通讯形式召开。

   2、常务理事会:由会长召集,秘书处负责组织协会所有常务理事成员参加,原则上每年召开二次,可结合年会合并召开。主要内容为:听取协会工作计划完成情况,布置下一阶段工作,审议包括副秘长以上及各专业负责人任免、会员吸收除名,内部管理制度修订工作,审议协会其它重大事项。特殊情况,也可采用通讯形式召开。

   3、理事会(常务理事会)会议,根据工作需要,可邀请有关机构的负责人列席会议。

   4、会长办公会议:由会长牵头,秘书处负责组织,会长、副会长、秘书长、副秘长参加。原则上每季度召开一次,主要研究、讨论协会重大事项实施方案及其它重要工作,也可根据需要由会长临时召集。特殊情况,也可采用通讯形式召开。

   5、监事会会议:由监事长召集,监事员参加,秘书处配合,原则上每年至少召开一次会议。主要内容学习有关政策法规等文件,研究讨论协会阶段工作和问题,形成会议决议,必要时提交理事会。也可根据需要由监事长临时召集,特殊情况,也可采用通讯形式召开。 监事可出席理事会、常务理事会、会长办公会。

   6、秘书处办公会议:由秘书长召集,秘书处全体人员参加,原则上每月二次,根据需要适时召集。主要内容:根据会长、副会长工作指示,部署近期工作并具体落实实施。

   7、专业委员会负责人会议:由协会秘书处牵头组织,专业委员会人员参加,原则上每年一季度召开。主要内容:听取专业委员会工作计划和安排,研究讨论专业委员会行业工作存在问题,并提出意见和措施,根据需要可向会长及会长办公会议汇报共同研究工作。

   二、会议要求

   1、各种会议必须预先审批,做到会前有计划,会中有记录,会后有纪要。各类会议结束由秘书处将会议内容进行整理,以会议纪要等形式下发,保证每次会议质量和效果。

   2、协会所有会议文件材料,如工作报告、领导讲话、决议、决定、会议纪要、会议通知等,秘书处负责起草,对有保留价值文件一律按年份装订归档。

   3、会议记录由副秘书长或指定秘书处成员记录,会议记录必须有专用的会议记录本。会议记录由秘书处存档备查。

   4、会议要发扬民主,对会议议题进行充分协商讨论,全面反映各方面的意见和建议,为协会工作出谋献策。

   三、会议考核

   1、建立参会人员签到制度,对迟到、请假、无故缺席人员予以注明,会议签到表由秘书处存档备案。

   2、参会人员接到会议通知后,应准时参加,因故不能参加会议,应提前2天向秘书处请假,由秘书处报告会议主持人。为保证会议效率,对迟到者处以200元罚款,罚金列为会务费所用。

   3、对一年内本人超过二次且未办请假手续,视为不履行协会理事成员职责,协会理事会可提出撤销其职务的建议。

   4、本制度由秘书处负责实施。

 财务管理制度

    为加强财务管理和规范财务制度,根据国家有关财务管理规定,特制定本协会财务管理制度。

   1、协会财务主要任务:积极组织收入,努力节约开支,健全财务制度,加强监督管理。

   2、财务会计人员必须配备符合国家上岗规定专业的专职或兼职人员。

   3、财务人员应按季编制财务报表,年终应及时准确将年度财务决算报表,以书面形式向理事会或会员代表大会报告,接受全体会员及理事会的监督。

   4、协会的各项收入,必须交财务入帐,不得坐支。

   5、协会各项收入必须使用财政和税务部门监制专用发票。

   6、协会各项经费要按章程规定范围使用,严格实行先审批后使用的原则,重大支出项目应事先书面预算,报请常务理事会审核通过。

   7、严格实行财务报销管理制度,所有支出一律凭发票报销,发票由经办人及秘书长签名,会长审核签名后方能报销。

   8、协会固定资产按有关规定和财务要求,建立实物登记台帐,任何单位、个人不得侵占、私分和挪用。

   9、严格现金收入管理,指定专人或兼职出纳办理。建立现金帐本,逐笔登记收支,做到帐实相符。

   10、每届期满时,必须由审计部门对财务收支情况进行审计,提交会员代表大会审议后,移交新一届理事会。

 会员费管理办法

    为做好会员费管理工作,确保会员费取之于会员,服务于会员,根据协会章程相关规定,制定会员费管理办法如下:

   一、协会经费收入的主要来源

   1、会费收入;

   2、国内外有关团体、单位、个人的自愿捐赠和资助;

   3、政府部门对协会的经费拨款、补助;

   4、有偿服务收入(培训、咨询、宣传服务);

   5、银行存款利息;

   6、其他合法收入。

   二、协会的经费收入,应使用由福州市地方税务局印制的和社会团体收费统一专用票据。

   三、协会的经费支出

   1、人员经费支出:包括协会聘用的工作人员的工资、津贴、补助、社、医保、福利开支以及参加社会保险等方面的经费。

   2、公用经费支出:包括公务费(用于日常行政管理方面的开支,如办公费、邮电费、会议费、差旅费、房租费、水电费等)、设备购置费(购置办公用设备、车辆购置等)、业务费(用于完成专业业务所需费用和购置的低值易耗品、材料,专业资料印刷费、考察咨询费、培训费等)、其他合理支出。

   四、协会的经费支出按照国家财务制度规定的开支范围,开支标准参照国家对事业单位有关规定执行。

印章保管和使用制度

         为加强协会印章管理,确保印章使用安全、规范,特制定本制度。

   一、协会的印章包括:协会公章、法人印章、财务专用章,内部其它专用章。

   1、协会印章使用,应由协会会长和秘书长批准。

   2、印章由秘书处统一管理,专人负责保管。

   3、协会财务印章和法人印章分开管理。

   二、印章使用范围

   1、以协会名义发出的公文,与有关单位联合制发的公文;

   2、会员证,协会名义颁发资格证、荣誉证书等;

   3、从事公务活动及其他事项提供介绍信;

   4、以协会名义统计的各类报表、资料、数据

   5、协会提供有关财务审批事项;

   6、按规定需本协会证明的事项;

   7、经协会负责人批准的其他用印事项。

   三、印章使用审批

   1、本协会制发或与外单位联合发文的公文类文书用印需由协会法定代表人签发;

   2、一般性材料、资料、数据的用印由协会秘书长审批;

   3、各类报表用印由秘书长审批或由财务人员决定,重要报表、重要财务事项须由协会法定代表人或授权秘书长负责审批;

   4、各类证明文书用印由秘书长审批,重要文书用印由秘书长审批后向协会法定代表人报告。

   四、印章保管

   1、协会公章由秘书长指定专人管理,严格用印管理。未经会长和秘书长批准,不得使用印章。

   2、印章保管人应对需盖印章文件和印章使用进行核对,经核对无误方可印章,并建立盖章审批登记册。

   3、财务专用印章由财务人员保管,如果因人事变更,须及时做好交接

   4、印章管理人员要恪守职责,按章办事,严把用印关,对违反规定使用印章,根据情况予以批评处分,造成严重后果,追究法律责任。

   5、印章要保持清洁,文字清晰,确保用印质量。协会印章如果发生遗失、损坏、被盗时,除立即向本协会负责人报告外,必须立即向主管机关、登记管理机关报告,并依法公告宣布作废。涉及治安、刑事案件的,还须及时向公安机关报案。

重大活动备案报告制度

    为规范本会重大活动的管理工作,提高本会工作的透明度,维护会员的合法权益,依据《社会团体登记管理条例》、《福州市道路货物运输协会章程》制定本制度。

   本制度所称重大活动备案报告是指将可能对本行业产生重大影响的活动,在规定的时间内以备案的方式向业务指导单位和社团登记管理机关报告的行为。

   重大活动应当严格遵守国家法律和《章程》的有关规定,维护会员的合法权益,体现会员的意志,有利于促进行业的健康发展。同时活动不能影响社会稳定、损害社会公众利益。

   本会重大活动的内容:1、会员代表大会;2、修改章程;3、创办经济实体;4、重大的学术活动;5、大型的展览展销活动;6、涉外(包括港、澳、台地区)活动;7、开展评比、达标、表彰活动;8、接受五万元以上的捐赠或赞助;9、对本行业有重大影响的诉讼活动;10、重大的课题研究;11、其他重大活动。

   本会做出上述内容之一的决定,从决定之日起7天内应向相关业务指导单位和登记管理机关备案。章程修改,按照本会章程规定,在会员代表大会通过后30天内,报登记管理机关核准。开展其它内容的,由协会向登记管理机关和业务指导单位书面报告即可。

   本会重大事项备案报告均以书面形式,主要内容包括;活动的内容、方式、规模、参加人员、时间、地点、经费等方面。

   本会重大事项备案报告送达后,经受理机关审查,认为活动有违反法律、法规和政策或本会《章程》时,本会应立即停止活动,或进行纠偏后再开展活动。

   重大活动开展结束后,需将重大活动开展成效评估、社会影响、存在问题、下一步打算等综合情况,书面报告登记管理机关和相应的业务指导单位。

   本会秘书处应及时、完整保存重大活动备案报告资料,规范归档保管。

信息公开制度

            一、为规范本协会的信息公开工作,确保信息公开的准确、真实、完整、及时、公开、公平,维护会员的合法权益,依据《福州市道路运输协会章程》制定本制度。

   二、本制度所称信息公开是指本会开展的工作及可能对本行业产生重大影响而会员未得知的消息,在规定时间内,以规定的方式向会员或社会公布的行为、

   三、本会信息公开的内容包括以下几个方面

  (一)年度工作报告

  (二)年度财务报告

  (三)会员大会、理事会或常务理事会的决议。

  (四)对行业发展开能产生重大影响的信息

  (五)本会开展评比、达标、表彰活动的情况。

  (六)本会接受国家捐款或者社会捐赠、资助的资金使用情况。

  (七)社会管理机关或业务主管部门认为有必要披露的信息。

   四、信息公开的载体是本会的文件、刊物、官方网站、慧运通等及社团登记机关指定公开的载体的信息,按要求披露。

   五、本会秘书处负责组织和协调本会信息公开事务。

   六、协会内部信息公开前应严格履行下列程序;

   (一)、协会秘书处核对相关信息资料并签字确认。

   (二)、秘书长进行规范性审查及签字。

   (三)、会长或会长授权人签发。

   七、本会发现已公开的信息有错误、遗漏或误导时,应及时发布更正通告、补充公告或清理公告。

   八、涉及到行业和社会重大影响的重大事项的公开,须报请政府业务相关部门同意,经充分磋商统一口径后,方能公开发布。

   九、未经理事会决议或会长授权,任何人不得以个人名义代表本会或理事会向公众发布、披露本会未曾公开披露的信息。

   十、本会对外公开文件要建立专卷存档保管。

   十一、本会理事、监事及其他因工作关系接触到应公开信息的工作人员,对本会产生重大影响的未公开公布的信息负有保密的责任和义务,不得泄露未公开公布的有关信息,否则,对由此产生的不良影响负全部责任。